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现场活动设计新突破:陈朝阳打造大型国际性会议30分钟快速转场

发布时间:2019/04/29 营销 浏览次数:1384

旧年已过,新年伊始,辞旧迎新的这段时间对众多企业来说是举办总结答谢年会、迎新会顶峰时期。同样的,对于举办活动企业合作方-营销策划公司来说,又是大施拳脚、一盏营销策划能力的好时机。放眼过去的十几年,我国带有营销公关内容的大型企业活动策划越来越多。各设计团队对方案制定、舞台搭建、节目设计、会场布置、线下宣传无疑不渗透着巧思和创造。网易作为中国领先的互联网技术公司,业务覆盖游戏、电商、文化娱乐、企业服务多个维度,每年都要主办及作为承办方组织多场高级别全国盛会。这些成功举办的企划活动,往往成为营销策划行业学习效仿的典范。
舞美策划及设计,无疑在一场大型活动策划案中属于重中之重,它们是活动方案在客户面前最直接的反馈也是体现专业的营销策划团队智慧结晶的最直接的方式,是一场活动成功与否的关键之一。然而,特定活动的活动现场舞台设计并非越华丽越好,不以场地之大、舞台灯光之炫丽、效果之隆重论成败。营销活动策划对舞台和会场设计的要义对专业策划团队来说,在于是否有合乎客户需求的主题、是否有与主题相配的形式和元素、是否实现卓越现场效果。有些会场主题以活泼华丽为特色,有些会场主题则要求严肃高端为特色。
以“网易经济学家年会”为例,“网易经济学家年会”是网易自2010年开始打造的倡导平等自由对话和经世济民学术精神的中国境内阵容最豪华、会议级别最高、参与人数最多的经济学家会议活动,以打造中国知识精英和普通大众沟通平台为活动目标。网易将这个年度盛会定义为塑造其在中国最有影响力和社会责任感门户网站品牌的一个重要战略。2010年起,年会分别以“全球智慧、对话复苏”、“曲折复苏、求解房地产困局”、“发展失衡、再辨改革”、“重返民富之路”、“重建改革逻辑”、“重建改革生态”等中国与世界重大经济发展改革议题为主题,这样的企业目标和活动背景要求使得活动会场主题风格偏于严肃、高端;由数百位来自国内外学者和企业领袖的年度财经盛会,这一规模又要求活动方案策划方能有序得当的保证活动开展、营造高效互动对话平台。
曾担任过多届经济学年会策划的陈朝阳女士和她的团队对这一类型的活动设计颇有心得。营销策划方案的设计人陈朝阳女士提出:“了解客户需求和一场活动的举办目的是保证策划出高质量、客户满意的活动方案的前提。”经济学年会不同于网易打造的其他娱乐性质的活动,它特有的活动基调使得陈朝阳女士在带领团队策划方案时偏向“极致严谨、高效活力”的设计精神。
主会场设计高端大气、具有国际化活动设计思维,用统一的色调和布景烘托国际性盛会的高端性。陈朝阳女士表示舞台的主舞台和主会场色调的设定需要让与会者感受到放松却又充满想象力,通过颜色和舞台布控让学者和企业领袖们的思想得到激发和碰撞。“我们不在这样的活动中对舞台进行华丽的设计,我们强调视觉的统一。”

图片为陈朝阳女士主会场舞美设计图

像网易经济学家年会这样大型的国际会议舞美设计,对于营销策划方案的设计方来说还有个更大的考验,即如何实现活动的快速有序换场。怎么合理设计活动场地和功能区,如何在活动的不同场馆之间让与会者顺利高效进行切换、如何让一个场地实现多种用途,这对陈朝阳女士及其团队的多年策划经验和创新性思维提出了非常高的要求。
陈朝阳女士坦诚,迎接一个百人乃至千人的活动设计无疑对他们是一种挑战;但无惧困难,挑战便是激发创造力最好的促进剂。“我们在过去多年的实践中,一直为如何实现活动快速换场、提高场地利用率、提升场地之间互动性不断做着尝试。我们成功设计了一套能实现30分钟快速换场的创新舞美设计。这个设计需要在初期策划设计环节、制作环节、现场搭建环节、设备技术环节等做好充分安排及准备,在舞台和展台、展板的设计上,我们巧妙地通过板块创新性设计、电子信号灵活设计保证将大屏幕信号进行串通,展板之间方便拆分和切割。主会场分会场之间实现主题和行程互通,保持元素和设计形象的延展。同时,为保证一个大会场在短时间内拆成多个不同功能区,我们创新性设计了一套版权专利技术,保证应用于活动现场的不同模块能进行快速的拆卸、拼接、搭建,并能形成高效的互动活动区。”
被陈朝阳女士成功应用到网易经济学家年会活动的快速换场设计,解决了营销策划活动领域一大综合性难题—大型活动如何增加与会者互动性、提高活动场地利用率、又能节省组织者成本。快速换场的实现成为营销策划领域,尤其是会展布置行业学习模板的对象,传统执行方式是主办方租借更多酒店场地,提前搭建1个主会场和2个分会场。在快速换场活动设计出现以后,活动营销策划设计方对这一综合难题提高了认识程度,最重要的是获得了新的策划方案思路启发。缜密的系统化方案设计以外,极大提高效率、降低换场时间成本的精益之道便是陈朝阳女士在会场搭建中频繁使用的“弧形多联屏设计”、“品牌专属标准化展台设计”。多个高效、创新的模块展台模块共同组成搭建起了高效的互动功能区。让活动会场布置灵活多变。”陈朝阳女士总结说。“与此同时,我们为网易经济学家年会突破常见的一个大会场设计方案,我们设计了一个会场为主,切割搭架和额外多布置分会场的方式形成活动流程的联动。这种解决方案,不但为客户节省成本,同时也方便参会嘉宾。上千人不需要转场到别的楼层或别的酒店的不同区域去开会,其实就原地不动。”

2015 网易经济学家年会现场图

经典、创新性的设计总是能赢得客户的赞誉和对陈朝阳女士专业团队的信赖。这种原创性的设计和元素应用获得了客户的认可,陈朝阳女士常年年为网易、NEC等多个一线品牌策划的数场大型活动。客户也在日后多次其他团队执行策划的活动中力荐承接方学习和借鉴经济学家年会的会场策划设计。
快速换场设计及“弧形多联屏设计”、“品牌专属标准化展台设计”的模块搭建设计也更多的被陈朝阳女士应用到更多客户活动中。例如在“NEC创新解决方案展”现场,陈朝阳为其策划适合在中国展出的主题、形象设计、流程,以及参展解决方案领域及内容策划,实现快速换场和极佳的展览效果。“品牌专属标准化展台设计”即可节省设计成本又成功打造品牌形象及可识别度。

2016年NEC创新解决方案展现场图

网易经济学家年会是营销策划活动的经典案例,为业界经常讨论和借鉴。在此之后的,很多公关公司学习和借鉴陈朝阳女士的设计策划理念,尤其是快速换场和其他会场布置设计方案。有业内人员称赞这一设计,为会场展会创造了一种新的呈现形式,高效、便捷、新颖,同时为一场落地活动的执行,提高场地利用效率,并节省客户成本,值得我们共勉之。

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