外包还是自动化?如何从战略上摆脱任务

 
委派是必不可少的领导技能。但是，领导者必须正确地委派代表。委派任务的行为不仅涉及放弃工作，而且永远不要再三思。问题是，您是外包还是自动化?您如何从策略上摆脱任务呢?
做对了，委派工作应该仔细考虑未来。执行任务的人是否能够按时交付预期结果?他将能够帮助您专注于其他事情，还是需要继续担任微不足道的微管理角色?
在委派任务时，最困扰现代领导者的问题可能是他们是否应该将工作交给另一个人或机器。以下是一些容易委派的任务，以及有关将它们委托给人工还是自动化过程的见解。
发票数据输入
财务专业人员面临的最棘手的过程之一是发票数据输入的艰巨任务。对于具有少量财务互动的小型企业来说，处理发票非常容易。但是，当公司发展到这一点以上时，发票的数量就会激增。这会使跟上输入数据的过程变得噩梦般。
您是否将此外包给会计师，谁可以花她一天的时间为您计算数字?还是有可行的自动化解决方案?据数据提取公司Rossum称，智能光学字符识别(OCR)发票数据输入现在很容易实现自动化。
最新的软件不仅可以扫描文档并从中收集数据，而且还可以通过机器学习以各种模板和格式查找数据。然后，数据输入软件可以输入相关数据，将其转换为会计系统中的可用信息。
虽然您仍然希望有人可以监督数据收集过程，但您不必担心自动执行发票数据输入。
社交媒体管理
社交媒体可以极大地帮助多个领域的公司，尤其是在营销和客户服务方面。但是，良好的社交媒体策略的好处可能会因令人讨厌的定期创建和发布各种社交渠道的内容而被掩盖。
幸运的是，有多种选择可以帮助您摆脱困境。最重要的是，它们涉及外包和自动化。首先从后者开始，通过利用应用程序来组织和安排您的社交媒体日历，使大多数社交媒体工作自动化。
例如，HubSpot和Sprout Social允许您在正确的时间自动发布内容。另外，像Zapier这样的软件可以使您将内容发布到一个地方(例如WordPress)，并使其自动分布在多个社交渠道上。
但是，您无法正确地自动实际创建内容-目前还没有。为此，请考虑将您的工作外包。幸运的是，有数以百万计的自由作家，编辑，图形设计师和内容经理可供雇用。与全职员工相比，大多数人花了几美分。诸如Upwork和Fivver之类的网站可轻松访问短期工作，而诸如Problogger.com之类的网站则为长期的自由职业者提供候选人。
客户服务
客户服务比以往任何时候都重要。几乎每个行业都在竞争，在线平台使客户能够提供非常公开的反馈。对待现有客户群的方式对于成功至关重要。
但是，客户服务是一项费时费力的工作，可能会浪费无数领导者的时间。对于企业家和中小型企业所有者尤其如此，他们经常自己承担许多客户服务工作。
越来越复杂的聊天机器人利用自然语言处理来理解人类并与之互动。但是，他们的能力范围仍然有限。因此，除非您的客户服务需求非常简单，否则最好将工作外包给另一个人。
话虽如此，充实适当的过渡过程。考虑不同的呼叫中心和客户服务选项时，写下您的期望。不要不加思索地简单地通过接力棒-您可能遭受的伤害大于帮助。
外包还是自动化?
每种情况都需要进行“外包还是自动化?”对话。领导者需要花时间考虑他们的任务-可以委派哪些活动来腾出时间?这使他们避免了重复性工作的时间浪费性和经常伴随的生产率下降。
将较小或重复的任务委托给人类和机器。您将能够专注于基本的领导活动，而不会分心或损害自己的底线。